Hoe Contiweb zijn financiële rapportages moderniseerde

The solid idea

Contiweb is een internationale leverancier van geavanceerde machines en oplossingen voor de druk- en verpakkingsindustrie. Het bedrijf helpt klanten hun productieprocessen efficiënter, betrouwbaarder en duurzamer te maken, met innovatieve technologie en service.

Binnen finance speelde al langer dezelfde vraag: hoe kunnen we onze rapportages automatiseren?

Voorheen werden rapportages handmatig opgebouwd in Excel tijdens de maandafsluiting. Dit kostte het finance team veel tijd: data moest uit verschillende systemen worden gehaald en vervolgens gestructureerd. Daardoor bleef er minder ruimte over voor analyse en interpretatie.

Daarnaast vergrootte deze werkwijze de kans op fouten en waren rapportages slechts één keer per maand beschikbaar. De business moest wachten tot de afsluiting en de update van Excel-bestanden om inzicht te krijgen in de cijfers.

CFO Bart van den Reek zag dat dit een structurele belemmering was voor betrouwbare besluitvorming. Hij gaf daarom opdracht om te investeren in een solide dataplatform. Onder leiding van Chloe Roizot, Finance Manager, werd het initiatief binnen Contiweb opgepakt en verder vormgegeven.

The take-off

Samen met Rockfeather organiseerde Contiweb een workshop om de processen en informatiebehoeften in kaart te brengen. Op basis daarvan werd gekozen voor de combinatie van Power BI en TimeXtender.

• Power BI werd gekozen voor de visualisaties en analyses. Daarmee kunnen medewerkers snel en eenvoudig zelf inzicht krijgen in de prestaties van het bedrijf.
• TimeXtender werd ingezet om de dataverwerking en voorbereiding te automatiseren. Deze tool haalt gegevens uit verschillende systemen, combineert ze en zet ze klaar voor analyse in een betrouwbaar datamodel. Daarmee vervangt TimeXtender het tijdrovende en foutgevoelige handmatige werk dat voorheen in Excel gebeurde.
• Voor de presentatie van cijfers in Power BI is gebruikgemaakt van Zebra BI visuals, gebaseerd op de IBCS-standaard (International Business Communication Standards). Deze standaard zorgt voor eenduidige en herkenbare grafieken en tabellen, waardoor afwijkingen in een oogopslag zichtbaar zijn en rapportages makkelijker te interpreteren zijn.

Rockfeather nam de leiding in de implementatie van de systemen en de ontwikkeling van de eerste dashboards. Contiweb bepaalde daarbij de business requirements: welke informatie nodig was en uit welke databronnen deze moest komen.

De samenwerking kreeg vorm in regelmatige kick-offs en tweewekelijkse werksessies op locatie. Rockfeather presenteerde concepten, waarna de teams samen het ontwerp aanscherpten en de data reconcilieerden. Vooral dat laatste bleek tijdrovend, maar essentieel voor betrouwbare rapportages.

Naast de technische realisatie investeerde Rockfeather in kennisoverdracht. Contiweb-medewerkers volgden trainingen in zowel Power BI als TimeXtender. Door de combinatie van training en praktijkervaring bouwde het team snel de nodige kennis op.

The flight

Het project kende onderweg enkele uitdagingen, die gaandeweg zijn aangepakt.

Het reconciliëren van data bleek meer tijd te kosten dan vooraf gedacht. Juist dit proces leverde echter veel waarde op: door de data grondig te begrijpen en te valideren, is de betrouwbaarheid van de rapportages aanzienlijk verbeterd.

Omdat het opzetten van het dataplatform (inclusief de datapijplijnen, het toevoegen van businesslogica en datavalidatie) langer duurde dan verwacht, werd te vroeg gestart met de ontwikkeling van de dashboards terwijl de datasets nog niet gereed waren. Achteraf bleek deze aanpak inefficiënt en minder effectief. Zodra het dataplatform een bepaald niveau had bereikt, kon de dashboardontwikkeling soepel doorgaan en zorgde de daaropvolgende datacontrole voor een hogere betrouwbaarheid van de rapportages.

Het eindresultaat sluit daardoor volledig aan bij de ambitie van Contiweb:

• Dashboards zijn geautomatiseerd en worden dagelijks bijgewerkt
• Rapportages zijn betrouwbaarder en direct toegankelijk voor de business
• Het risico op fouten is sterk verminderd
• Finance kan zich nu meer richten op analyse en advies in plaats van dataverzameling
• Dankzij Zebra BI binnen Power BI zijn de rapportages consistent opgebouwd volgens de IBCS-standaard, waardoor afwijkingen direct zichtbaar zijn en de informatie eenvoudiger te begrijpen is voor de hele organisatie

Volgens Chloe Roizot, Finance Manager bij Contiweb, was de samenwerking met Rockfeather cruciaal:

“De samenwerking met Rockfeather verliep goed, juist in de uitdagende fases. Ze waren flexibel en zetten een stap extra wanneer dat nodig was. We beschikken nu over een solide basis waarop we zelf verder kunnen bouwen. Voor ons is dit een belangrijke stap richting datagedreven werken.”

Vandaag werkt Contiweb nog steeds samen met Rockfeather. Eén consultant fungeert als vaste adviseur voor zowel Power BI als TimeXtender, wat de communicatie en coördinatie vereenvoudigt. Daarnaast zorgen workshops en webinars voor inspiratie en kennis van de nieuwste ontwikkelingen.

Wat begon als een vraag vanuit finance om rapportages te automatiseren, is uitgegroeid tot een bredere transitie. Dankzij de visie van CFO Bart van den Reek en de inzet van Finance Manager Chloe Roizot en haar team beschikt Contiweb nu over een solide basis voor betrouwbare, datagedreven besluitvorming.