Key-findings voor Datagedreven plannen bij ProRail

In 2030 wil ProRail 30% meer capaciteit hebben voor het laten rijden van treinen. Dat vraagt nogal wat van de organisatie, en van de besturing. Datagedreven inzichten zijn dan ook onontbeerlijk. Dashboards in Microsoft Power BI geven realtime informatie over de prestaties, de trends en de gevolgen voor de planning van spoorwerkzaamheden. Dit verbetert de procesgerichte en datagedreven besluitvorming, zodat ProRail invulling kan geven aan de forse groeiambitie.

Voorspelbaarheid vanuit datagedreven plannen

De beschikbaarheid van onder andere materiaal en specialisten is een cruciale factor om in 2030 meer treinen te kunnen laten rijden, waarbij de klant hinder tijdens werkzaamheden moet worden geoptimaliseerd. De sleutel om deze krappe markt te verruimen ligt in de voorspelbaarheid vanuit ProRail. “Om het spoor klaar te maken voor 2030 hebben we bijvoorbeeld meer wissels nodig. Als een producent daarvoor moet investeren in extra productiecapaciteit, willen we een betrouwbare partner zijn,” vertelt Rogier Leemans, Senior Analyst Data Management bij ProRail.

Het datagedreven plannen, inclusief monitoring en analyse, draagt hieraan bij. “We kunnen nu betrouwbaarder vooruitkijken naar de komende 3-7 jaar,” vertelt Siert-Jan Bolt, Manager Reporting & Analyse bij ProRail. Een fundamentele stap voor de groeiambitie, vindt Rogier: “Hiermee kunnen we de marktverruiming echt een push geven.”

Complexe organisatie met Power BI datagedreven maken

Naast de forse strategische ambitie heeft ProRail te maken met zowel de dagelijkse operatie als lange termijn-projecten. Dashboards in Power BI geven één totaalbeeld, waar iedereen vanuit zijn eigen dynamiek naar kan kijken. “We hebben een mooie stap gemaakt,” zegt Siert-Jan. “De dashboards helpen om finance en de operationele sturing van projecten meer datagedreven te maken. Daardoor hebben we meer impact.”

Ook voor de planning van het strategische programma wordt Power BI ingezet. Niet alleen voor rapportages, maar ook als rapid development-tool voor de in ontwikkeling zijnde planningssystemen. “Hiermee kunnen we snel testen of iets werkt en aan gebruikers feedback vragen, voordat we het nabouwen in de uiteindelijke tool. Dit geeft ons snelheid en een veel beheerster proces,” legt Rogier uit.

Filosofie van vooruitkijken verankerd in dashboards

De dashboards zijn opgebouwd uit trendcijfers, analyses en verdiepende inzichten. “Onze filosofie van vooruitkijken is in de dashboards verankerd. Vanuit analytisch perspectief vind ik dat fantastisch: in 3 bladen kunnen we de afgelopen periode laten zien, maar ook hoe de trend zich ontwikkelt en wat dat betekent voor de portefeuille,” vertelt Siert-Jan. “Als je dat op werkdag 5 krijgt, kun je heel snel zien hoe je afdeling ervoor staat. Hierdoor kunnen we sneller besluiten nemen. Dat is echte winst.”

De dashboards hebben een duidelijke verhaallijn. “Een goed dashboard bestaat niet uit een aantal losse visuals waar je doorheen bladert, maar uit een opvolgend en logisch verhaal,” vertelt Victor Vink van Rockfeather. Ook data governance en data assurance zijn belangrijke randvoorwaarden.

Inzichten naar 1000 gebruikers

Sommige rapportages gaan nu al naar zo’n 1000 gebruikers binnen de hele organisatie, en het aantal gebruikers groeit nog steeds. Mensen meenemen in het gebruik van de dashboards is wel essentieel, vindt Rogier: “Inzicht zonder actie is ballast.”

Ook de vraag om nieuwe overzichten en nieuwe doelgroepen groeit. Daar kan snel op ingespeeld worden. Rogier: “In Power BI kunnen we met weinig inspanning inzichten met grote groepen delen. Ik ben trots op wat er staat. Hiermee zetten we echt de stap naar meer toegevoegde waarde voor de business.”

Rendement uit investeringen in Power BI

Siert-Jan en Rogier zijn enthousiast over de samenwerking met Rockfeather. Rogier: “Victor en zijn collega’s snappen wat je met data kunt doen. Vergelijk het met koken: als je de ingrediënten niet hebt, kun je geen maaltijd bereiden. De charme van Rockfeather vind ik de ondernemersmentaliteit; zelfstandig zaken oppakken, maar wel op tijd hun vinger opsteken.”

“De specialisten van Rockfeather communiceren helder, zijn flexibel van geest en denken goed mee,” zegt Siert-Jan. “We halen echt rendement uit de middelen die we besteden.”