Data-driven managementinformatie bij Hans Anders

De Hans Anders Retail Group wil aanzienlijk uitbreiden naar het buitenland. De retailer is ook ambitieus in zijn informatiebehoeften. Wat is de impact van gegevensgestuurde rapporten? En wat betekent de digitale transformatie voor de toekomst van financiën? Martijn Meuling praat met CFO Hans Platschorre.

Onlangs heeft u enorme stappen gezet met uw rapportage. Hoe ondersteunt deze ambitie de strategie van Hans Anders Retail Group?

Uitbreiding naar het buitenland is sinds de overname door investeringsmaatschappij 3i een van de pijlers van onze strategie. Daar was Finance bij Hans Anders destijds nog niet klaar voor. We wilden de sluiting versnellen en uniform over alle landen rapporteren.

Samen met Finext hebben we de rapportage op orde gebracht, versneld en digitaal gemaakt. Onze managers zien nu de financiële informatie en de operationele KPI’s in één scherm. Hiervoor hebben we CCH Tagetik, en de operationele data komen samen in één database, waarna de informatie gevisualiseerd wordt in Tableau.

Inmiddels hebben we met de acquisitie van Eyes + more de gewenste uitbreidingsstrategie daadwerkelijk geïmplementeerd. Hiervoor was de snelle implementatie van CCH Tagetik nodig; we hebben Eyes + more in één keer en ruim op tijd kunnen consolideren in het jaarverslag.

De Hans Anders Retail Group is eigendom van investeringsfonds 3i, dat onder meer ook eigenaar is van de fitnessketen Basic-Fit en budgetwinkel Action. Wat is de impact van een private equity-eigenaar op de informatiebehoeften?

In vergelijking met overheidsbedrijven moeten we meer en in meer verschillende structuren rapporteren. Naast de statutaire rapportages, de managementrapportages en het board pack is er ook een aparte lijn PE-rapportages. We rapporteren aan de banken op weer een ander juridisch niveau.

Al deze rapportages zijn volledig geautomatiseerd, zowel voor het jaarverslag als voor maandrapportage. De PowerPoint en de tekst zijn gekoppeld in de CCH Tagetik-database, zodat we wijzigingen met één druk op de knop kunnen verwerken. De kostenbeheersing is vroeg in de periode, waardoor de opmerkingen nauwkeuriger zijn en het echte verhaal vertellen.

Datagestuurde informatiestromen spelen een belangrijke rol in uw organisatie. U heeft zelfs business intelligence samengebracht in één afdeling met business control. Waarom kies je ervoor om dit te doen?

In mijn visie op aansturen is het cruciaal om controllers en dataclients te combineren. Het zijn verschillende profielen, maar ze nemen deel aan één team. Als datacliënten gescheiden zijn, verdiepen ze zich snel in regressieanalyses in plaats van analyses die leiden tot meer rendement per klant, meer rendement per bril en meer bezoekers in de winkel. Aan de andere kant heb je ook business controllers nodig met kennis van cashflow en actuals in het team om de impact op de P&L te kunnen berekenen.

Zo ontdekten we dat nieuwe winkels in het vijfde kwartaal na opening altijd afnemen. Het bleek een trend die inherent is aan het bedrijf dat we doen omdat de “terugkoopcyclus” van een klant net iets verder dan een jaar is. Door de P & L te heroriënteren, komen er dingen naar voren waarmee we de investeringssjabloon kunnen verfijnen.

We gebruiken de gegevens ook om witte vlekken in het retaillandschap te bepalen, met name voor onze groei in België. We hebben nu 262 winkels in Nederland, dus als we een nieuwe winkel openen, heb je de kans dat we onze eigen grootste concurrent zijn. Met datamodellen berekenen we het potentieel van een winkel op basis van variabelen, zoals het aantal inwoners, omliggende dorpen en concurrentie.

De digitale transformatie heeft ook impact op de financiële functie. Hoe zie je dit bij Hans Anders?

Vier digitale technologieën veranderen de financiële functie in fasen. Eerste fase is robotisering, waarbij we vooral in de administratieve functie zoveel mogelijk automatiseren. De tweede is datavisualisatie, zoals het zichtbaar maken van gegevens met eenvoudige staafdiagrammen. Daarnaast is de combinatie van CCH Tagetik en Tableau hierbij essentieel; operationele managers reageren sneller op een staafdiagram met een trend dan op een Excel-blad met veel cijfers. Die fase hebben we min of meer bereikt.

In de volgende fase is de voorspellende analyse, waarbij de controllers zullen adviseren over het promotiebeleid en het bezoekersaantal zullen verhogen. Daarvoor hebben we regressiemodellen nodig die voorspellingen doen over de promoties in de winkel op basis van het weer, de concurrentie en promoties van concurrenten. Dat vertaalt zich uiteindelijk in CCH Tagetik in termen van omzet en kosten. De vierde fase is geavanceerde analyse voor bedrijven. Hierbij willen we advies op brilniveau; verkoopt een specifiek type bril goed, en wat is de ROI van dat specifieke model?

Welke rol zie je in de toekomst voor financiën?

De eerste twee fasen creëren tijd en inzicht, waarna je pas beseft wat je in de volgende twee fasen kunt doen. We zitten nu in een goede fase, maar het is ook een moment van waarheid voor mensen die in de financiële wereld werken. Een PowerPoint maken met verschillen is niet langer goed genoeg; controllers moeten nu uitleggen waarom die verschillen zijn ontstaan. De financiële rol wordt steeds meer een oordeelsvraag, waar deze vroeger meer productiegedreven was.

Onze rol wordt ook actiegerichter; rapporteren heeft alleen zin als het leidt tot gedrags- en gedragsveranderingen. Aan de planningskant moeten KPI’s zich vertalen in omzet- en kostenlijnen. Om de analytische kant volledig te benutten, willen we CCH Tagetik Budgeting and Planning gebruiken.

De CFO van de toekomst is technisch onderlegd. Zonder technische kennis kunt u geen visie stellen, voorwaarden scheppen of begrijpen welke algoritmen de gegevensclients gebruiken. Uiteindelijk moet je weten hoe robuust de analyses zijn.