Hoe selecteer je zonder stuurafwijking een BI-tool? - zorginstelling Cordaan

Q: Kun je wat meer vertellen over het project omtrent jullie huidige informatiesysteem?

A: We zitten middenin een groot project waarbij we ons hele informatiesysteem, van data-ontsluiting tot aan data-architectuur, aan het veranderen zijn. Enerzijds is ons huidige informatiesysteem technisch aan vervanging toe, omdat we met onze hele data warehouse-structuur graag naar de Cloud willen. Anderzijds valt er aan de voorkant ook nog veel te winnen.

Q: Waarom was er binnen dit project ook behoefte aan een nieuwe BI-tool?

A: Cordaan is een grote organisatie met veel verschillende medewerkers en types zorg. We beschikken dan ook over heel veel data en informatie. Ons huidige systeem mist een stuk flexibiliteit en biedt voornamelijk statische rapporten. Deze kunnen simpelweg niet voor 100% aan ieders wensen voldoen. Om echt optimaal gebruik te maken van data is het belangrijk dat medewerkers ook zelf invloed hebben op hoe informatie weergegeven wordt. Op die manier gaat het namelijk ook meer leven intern en zijn mensen sneller geneigd om daadwerkelijk gebruik te maken van de informatievoorziening. Vanuit deze behoefte vonden we het een logische stap om ook te kijken naar de mogelijkheden voor een self-service BI-oplossing.

Q: Is het gebruik van data in de afgelopen jaren toegenomen binnen Cordaan?

A: We kunnen al veel met onze data en gaan hier als zorginstelling uiteraard zorgvuldig mee om. Echter, de mogelijkheden om verschillende types data in één systeem te ontsluiten en te presenteren, worden nog niet optimaal benut. Onze data en het managementinformatiesysteem zijn namelijk vooral gefocust op financiën en productie. Je kunt dus vooral terugkijken op informatie als verantwoording voor een afgesloten periode. Wel zijn er reeds stappen gezet in het presenteren van andere soorten informatie, zoals kwaliteitsdashboards. Dit heeft echter ook geleid tot het ontstaan van meerdere applicaties rondom informatievoorziening. Ons streven als organisatie is om voorspellingen te kunnen doen en strategische keuzes te maken op basis van onze data vanuit één informatiesysteem. Er is intern namelijk wel steeds meer bewustwording dat het tactisch analyseren en gebruiken van data onze zorg kan verbeteren.

‘’Ons streven als organisatie is om voorspellingen te kunnen doen en strategische keuzes te maken op basis van onze data vanuit één informatiesysteem.’’

Q: Hoe is de samenstelling van het projectteam tot stand gekomen?

A: Dat is vrij natuurlijk gegaan. Het was uiteraard belangrijk dat alles technisch goed in elkaar zou zitten, maar we wilden voorkomen dat dit project alleen vanuit techniek benaderd zou worden. We wilden ook rekening houden met de wensen van de organisatie en de ontwikkelingen binnen de zorg. Daarom hebben we een samenstelling gemaakt waarbinnen de afdeling kwaliteit-en-innovatie, finance én IT vertegenwoordigd worden. Afhankelijk van de fase van het project kan deze samenstelling uiteraard nog wijzigen.

Q: Oké, dus er was behoefte aan een nieuwe BI-tool om strategischer gebruik te kunnen maken van jullie data. Hoe heeft het projectteam dit selectietraject aangepakt?

A: Onze eerste stap was het inzicht verkrijgen in de gewenste functionele eisen waaraan de BI-tool moest voldoen. Hiervoor hebben we intern interviews afgenomen onder een afvaardiging van de medewerkers die het meeste met de tool zullen werken. We stelden zowel vragen over wat er allemaal mogelijk moest zijn én hoe het er allemaal uit moest komen te zien. Met deze verzamelde informatie in ons achterhoofd, zijn we de leveranciersgesprekken gestart.

Q: Hebben jullie een bepaalde methodiek gebruikt voor het formuleren van jullie interviewvragen?

A: Nee, we hebben het heel open ingestoken, zodat we zoveel mogelijk informatie konden vergaren. Dus we hebben onze vragen niet gebaseerd op een standaard methodiek of iets dergelijks. We hebben wel nog getwijfeld of we externe hulp wilden inschakelen voor het afnemen van de interviews. Toch hebben we er uiteindelijk voor gekozen om dit zelf te doen, om geen onnodige vertraging op te lopen, maar ook om onszelf kenbaar te maken als projectgroep.

Q: Waarom hebben jullie de hulp van Rockfeather ingeschakeld?

A: We merkten tijdens onze leveranciersgesprekken dat we behoefte hadden aan hulp van een externe partij. De leveranciers waren namelijk óf business partners van de tools óf ze hadden een preferente tool. Omdat we zelf een eigen mening wilden vormen over de verschillende tools, hebben we Rockfeather benaderd. Rockfeather heeft op basis van onze wensen en eisen onafhankelijk en inhoudelijk gekeken naar overeenkomsten en verschillen tussen alle mogelijke BI-tools. Hier kwam vervolgens een persoonlijk advies uit, waardoor we de long list aan oplossingen hebben teruggebracht tot twee opties. Met deze twee vergelijkbare oplossingen gaan we de volgende fase in.

‘’Rockfeather heeft op basis van onze wensen en eisen onafhankelijk en inhoudelijk gekeken naar overeenkomsten en verschillen tussen alle mogelijke BI-tools.’’

Q: Hoe gaan jullie de uiteindelijke keuze op een objectieve manier maken?

A: We zijn nu bezig met proof of concepts waarbij de overgebleven tools mogen laten zien hoe ze in de praktijk werken. Dit doen ze aan de hand van twee fictieve usecases die wij hebben uitgeschreven. Wij zullen beide partijen beoordelen op een aantal van tevoren opgestelde criteria. Naast de selectie van de BI-tool, is ook de datawarehouse-tool hier een onderdeel van. Vervolgens vertalen we dit naar een advies dat we voorleggen bij de Raad van Bestuur, want zij zal uiteindelijk een go of no go moeten geven. Maar wat het ook wordt: door het advies van Rockfeather zijn wij ervan overtuigd dat beide BI-tools aan de wensen van de organisatie zouden kunnen voldoen. Dat is echt een enorme geruststelling!

Q: Hoelang zijn jullie al bezig met dit project? En wat is de tijdslijn om ook uiteindelijk de keuze te maken?

A: We zijn in december vorig jaar begonnen het ophalen van informatie binnen de organisatie en daarna met het voeren van de leveranciersgesprekken. Met de leveranciers die nu nog in de running zijn, gaan we deze zomer proof of concepts draaien. We hopen in het najaar een keuze te kunnen maken voor een tool en te gaan starten met bouwen. Het doel is om begin 2022 met een 1.0 versie live te gaan en dan ook te starten met de implementatie en interne trainingen.

Q: Wat zou je de lezers willen meegeven die wellicht ook een selectietraject aangaan?

A:  Wat ik ze absoluut zou willen aanraden is om te beginnen met het opstellen van de wensen binnen de organisatie. Inzicht verkrijgen in de functionele eisen waar de BI-tool aan moet voldoen. Als je op basis hiervan het selectietraject ingaat, heb je een veel kleinere scope en kun je makkelijker vergelijken en filteren op de specificaties die voor jouw organisatie belangrijk zijn. En daarnaast is het ook handig als degenen die betrokken zijn bij het maken van de keuze enige voorkennis hebben over de tool. Op die manier kunnen ze gerichter de juiste vragen stellen tijdens trainingsdagen. Wat ik achteraf misschien anders had gedaan, is de trainingssessies eerder inplannen. Deze geven namelijk direct en visueel antwoord op of de BI-tools aan jouw opgesteld wensen voldoen. Wanneer je dit naar voren schuift binnen de selectie, kun je eerder dingen uitsluiten en knopen doorhakken.

Ben jij ook opzoek naar een nieuwe BI-tool?

Ben jij ook op zoek naar een nieuwe dashboardingoplossing? En wil je kennismaken met verschillende datavisualisatie-tools? Meld je dan hier aan voor de Rockfeather Data & Analytics Line Up op 18 november 2021!