Wordt een betere admin met het Power BI Admin Dashboard

Wat is het Power BI Admin dashboard?

Het Power BI Admin dashboard is een monitoringtool voor mensen die toezicht houden op Power BI gebruikers. Het dashboard geeft je de mogelijkheid om toezicht te houden op alles wat er gaande is binnen alle workspaces in je organisatie en stopt dat in een toegankelijk overzicht in een Power BI rapport. Met data verzameld uit Office 365/Azure portaal, kan een Power BI Admin rapporten maken met gebruikersstatistieken en logboek bestanden.

Wat kan het doen?

• Houd toezicht over je Power BI tenant tussen workspaces in plaats van één workspace
• Zie welke Data Sources gebruikt worden in dashboards
• Weet meteen dat je teveel betaald voor je Power BI licenties
• Krijg inzicht over wanneer/hoe/door wie uw rapporten worden gebruikt
• Weet wanneer er fouten zijn bij het verversen van Datasets en wat de verdeling van ververs tijden zijn van datasets over de hele tenant
• Zie hoe vaak rapporten gebruikt worden
• Maak snel een overzicht van gebruikerstoegang voor elke workspace
• Zie hoe veel rapporten, dashboards en datasets gemaakt zijn

Wat is het verschil met Power BI Report Usage?

Terwijl Power BI Report Usage alleen op workspace level werkt, geeft het Power BI Admin Dashboard je volledige controle over data op zowel workspace als tenant niveau. Je krijgt hierdoor simpelweg meer inzicht in je organisatie. Daarnaast staat het dashboard je toe om overzichtelijke visuals te maken van data in tabellen, iets wat je niet kan doen met Power BI Report Usage. Verder kan je informatie zien die het ververschingsschema’s- en tijden van data weergeven waardoor je kan zien wat de gemiddelde verversingstijd is en de reden waarom er een error optreed. Als laatste kan je met het Power BI Admin Dashboard activiteiten bekijken vanaf het moment dat je het dashboard in gebruik neemt, in plaats van de laatste 30 dagen zoals in Power BI Report Usage.

Wat is een goede voorbeeld situatie van het Power BI Admin Dashboard?

Elke dag om 9 uur ’s ochtends publiceer je een financieel verslag en u wilt het gebruik ervan door jouw team gedurende de dag controleren. Wanneer je dit analyseert, merk je twee duidelijke pieken in activiteit binnen de organisatie, één om 10 uur ’s morgens en één om 9 uur ’s avonds. Terwijl de activiteiten om 10 uur ’s ochtends tijdens normale werktijden zijn, zijn de activiteiten om 9 uur ’s avonds dat zeker niet. Met behulp van de cross-filter functionaliteit in Power BI Admin, bent je instaat om na te gaan welke teamleden een financieel rapport op welk moment van de dag bekijken. Vanuit deze weergave zie je ook dat bepaalde teamleden niet in staat zijn geweest om nieuwe gegevens te bekijken en kan je hen helpen door dit eenvoudige probleem op te lossen. Simpel gezegd geeft Power BI Admin dashboard je de nodige inzichten en tools om uw team zo goed mogelijk te kunnen laten presteren.

Voordelen van Power BI Admin:

1. Kan gebruikt worden op tenant level
2. Zie duidelijke verbindingen tussen je data om het gebruik van dashboards te verbeteren.
3. Bekijk oude data om trends te ontdekken
4. Zie welke gebruikers je rapporten gebruiken en wie ze kan gebruiken maar dat niet doet
5. Creëer meer inzicht met het gebruik van logboek bestanden/gebruiksstatistieken

Welke tools wij hebben gebruikt om dit dashboard te maken:

1. Graph API from Azure
2. Power BI rest API
3. Logic Apps in Azure
4. Azure SQL Server
5. Power BI

Tools die we besloten niet te gebruiken:

• Azure functions
• Azure data factory
• Blob Storage
• Power Automate

Hoewel het gebruik van de bovenstaande tools tot een vergelijkbaar dashboard kan leiden, kiezen wij voor Logic Apps omdat:

• Logic Apps beter geschikt is voor het extraheren van kleine datasets met maximaal 100 rijen data. Wij kiezen er dan ook voor om API calls te doen die kleinere datasets genereren, zoals wanneer we een API call doen voor elke Power BI dataset in de tenant. Hierdoor is het gebruik van Logic Apps kostenefficiënter in vergelijking met Azure Data Factory.
• Logic Apps low-code is, wat betekent dat het zowel gemakkelijker te lezen en te gebruiken is voor burger-ontwikkelaars in vergelijking met het schrijven van code voor andere tools, debuggen / troubleshooting is makkelijker in Logic Apps.

Hoewel je hetzelfde doel kan bereiken door gegevens te extraheren met bijna elke ETL-tool, kiest Rockfeather er voor om te werken met Azure Cloud vanwege het gebruiksgemak en de native integratie met Power BI.

Rockfeather & The Power BI Admin dashboard

Sommige van onze klanten gaven bij ons aan dat ze problemen ervoeren bij het toezicht houden op hun Power BI Tenant. Samen met het Power BI Admin dashboard hielpen wij Power BI admins deze problemen op te lossen. Allereerst kunnen Power BI Admins data analyseren van een langere tijd. Daarnaast worden kosten bespaard omdat alle niet-essentiële licenties overzichtelijk te zien zijn. Als laatste kunnen onze Admins nu ook zien wie welke rapportages inzien terwijl dat niet de bedoeling is.

Bij Rockfeather gebruiken wij ook de kracht van Power BI Admin Dashboard. Hierdoor kunnen wij snel en duidelijk zien of onze data goed geupdate is, zodat we niet vijf verschillende dashboarden hoeven te bekijken. Ook kunnen naar de activiteit van onze medewerkers kijken zodat we zien welke rapportages zij het belangrijkste vinden. Als laatste kunnen we door Power BI Admin zien welke dashboarden het meeste activiteit hebben over een langere periode.

De back end van het Power BI Admin Dashboard is hieronder te vinden:

Of wil je een kijkje nemen op onze geanonimiseerde versie van het Power BI Dashboard en welke inzichten we gemaakt hebben in ons rapport:

Wilt u meer weten over het in gebruik nemen hiervan, neem dan contact met ons op en dan kunnen we u verder helpen. We maken gebruik van templates en/of solutions welke makkelijk uit te rollen zijn.